Qué tiene que tener tu liquidación de expensas según la Ley 941

Las dos normas que la ordenan

La liquidación es el informe que mandás todos los meses a cada propietario: qué gastó el consorcio, con qué plata, cuánto le toca a cada unidad y cómo está la caja. En la Ciudad de Buenos Aires responde a dos capas de normas.

La primera es la Ley 941: su artículo 10 dice qué datos tiene que tener. La segunda es el Modelo Único de liquidación de expensas, aprobado por la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor con la Disposición 856/DGDYPC/2014 (modificada por la 1494/DGDYPC/2014 y la 1146/DGDYPC/2024). El formulario vigente, el del anexo de la 1146, se titula «Mis expensas» y fija qué va en cada parte. El formato no lo elegís vos: es el mismo para todas las administraciones.

Qué te pide la Ley 941

Según el artículo 10, tu liquidación tiene que incluir:

• tus datos como administrador, con tu CUIT o CUIL y tu número de inscripción en el Registro;
• los datos del consorcio, con su CUIT y su clave en el sindicato de trabajadores de edificios;
• el detalle de ingresos y egresos del mes anterior, y el activo o pasivo total;
• el personal del consorcio, con sueldo, horas extras y cargas;
• los pagos a proveedores y contratistas, con su CUIT y, si va en cuotas, qué cuota se paga;
• los seguros, con compañía, póliza y cuota;
• el recibo de tus honorarios;
• los juicios en los que el consorcio sea parte;
• el resumen de movimientos de la cuenta bancaria del mes anterior.

Cómo armarla, parte por parte

1. El encabezado

Arriba van la administración y el consorcio: nombre, domicilio, CUIT, tu inscripción en el Registro Público de Administradores (RPA) y el mes que liquidás. Es lo primero que se mira: si ejercés en la Ciudad, tu número de inscripción tiene que estar a la vista.

2. Los rubros de gastos

El Modelo Único agrupa los gastos en diez rubros numerados, y cada uno cierra con su total y su porcentaje sobre el total de gastos:

1. Remuneraciones al personal y cargas sociales
2. Servicios públicos
3. Abonos de servicios
4. Mantenimiento de partes comunes
5. Trabajos de reparaciones en unidades
6. Gastos bancarios
7. Gastos de limpieza
8. Gastos de administración
9. Pagos del período por seguros
10. Otros

Cada gasto ocupa una línea con el detalle: el proveedor, qué hizo y, si se paga en cuotas, cuál es (por ejemplo, cuota 3 de 10). Antes de cerrar, compará el porcentaje de cada rubro contra el mes anterior. Si mantenimiento pasó del 8 % al 25 % por una obra, sumá una nota que lo diga: te ahorrás la consulta de cada propietario que lo note.

3. El estado financiero

Es la caja del consorcio: saldo anterior, ingresos (expensas cobradas en término, deudas cobradas, intereses), egresos (gastos del mes y gastos particulares) y saldo al cierre. Al lado van el resumen de movimientos bancarios y el estado patrimonial, con lo que se debe y lo que falta cobrar. La cuenta tiene que cerrar: saldo anterior, más ingresos, menos egresos, da el saldo al cierre. Y los números tienen que coincidir con el banco.

4. El prorrateo por unidad

Es la parte que más mira cada propietario. El total a repartir se divide según el porcentual de cada unidad, el que fija el reglamento de propiedad horizontal. Ahí cada unidad ve su saldo anterior, sus pagos, lo que le toca este mes y lo que debe. Antes de emitirla, chequeá que los porcentuales sean los del reglamento, que los pagos del mes estén acreditados y que lo ordinario quede separado de lo extraordinario. Si tenés dudas sobre qué va en cada lado, está explicado en expensas ordinarias y extraordinarias.

5. Deudores, juicios y fondo de reserva

En el estado de cuentas se ve qué unidades deben. Si hay juicios por cobro de expensas u otros en los que el consorcio sea parte, van con juzgado, expediente, objeto, estado y capital reclamado. Si el edificio tiene fondo de reserva, mostrá cuánto hay y, si lo usaste este mes, para qué.

6. Los comprobantes: el QR

Desde 2024, con la Disposición 1146/DGDYPC/2024, la liquidación tiene que traer dos cosas. Primero, un código QR o un link que lleve a la documentación del período: las facturas y los comprobantes, que tenés que subir dentro de los 15 días corridos desde el cierre. Segundo, aparte y a la vista, el link al portal Aportes en línea de AFIP, donde cualquiera puede consultar, sin clave fiscal y con el CUIL del empleado, si se pagaron los aportes del personal. Probá el QR antes de mandarla: tiene que abrir los comprobantes de este mes, no una carpeta vacía ni la del mes pasado.

Tres errores que conviene evitar

1. Un gasto sin comprobante. Si está en la liquidación, su respaldo tiene que estar detrás del QR.
2. Un rubro que salta sin explicación. Una línea en las notas te ahorra las consultas del mes.
3. Un saldo que no cierra. Si las cuentas del estado financiero no dan, la liquidación no está lista.

Armarla así todos los meses

Que la liquidación pase este checklist todos los meses lleva tiempo: cargar cada gasto en su rubro, conciliar el banco, cerrar el estado financiero, prorratear y subir los comprobantes al QR. Para eso estamos haciendo un software de administración de consorcios que arma la liquidación en el formato del Modelo Único, con los comprobantes ya vinculados.