Cómo leer la liquidación de expensas: qué tiene que tener y qué revisar

Qué es la liquidación de expensas

Es el informe que el administrador manda todos los meses a cada propietario: qué gastó el consorcio, con qué plata, cuánto le toca a cada unidad y cómo está la caja. No es un resumen libre. En la Ciudad de Buenos Aires responde a dos capas de normas.

La primera es la Ley 941: su artículo 10 dice qué datos tiene que tener la liquidación. La segunda es el Modelo Único de liquidación de expensas, aprobado por la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor con la Disposición 856/DGDYPC/2014 (modificada por la 1494/DGDYPC/2014 y la 1146/DGDYPC/2024). El formulario vigente, el del anexo de la 1146, se titula «Mis expensas» y fija qué va en cada parte. El formato no lo elige cada administración.

Qué tiene que tener sí o sí

Según el artículo 10 de la Ley 941, la liquidación incluye:

• los datos del administrador, con su CUIT o CUIL y su número de inscripción en el Registro;
• los datos del consorcio, con su CUIT y su clave en el sindicato de trabajadores de edificios;
• el detalle de ingresos y egresos del mes anterior, y el activo o pasivo total;
• el personal del consorcio, con sueldo, horas extras y cargas;
• los pagos a proveedores y contratistas, con su CUIT y, si va en cuotas, qué cuota se paga;
• los seguros, con compañía, póliza y cuota;
• el recibo de honorarios del administrador;
• los juicios en los que el consorcio sea parte;
• el resumen de movimientos de la cuenta bancaria del mes anterior.

Cómo leerla, parte por parte

1. El encabezado

Arriba van la administración y el consorcio: nombre, domicilio, CUIT, la inscripción del administrador en el Registro Público de Administradores (RPA) y el mes que se liquida. Qué mirar: que el número de inscripción esté. Un administrador que ejerce en la Ciudad tiene que estar inscripto.

2. Los rubros de gastos

El Modelo Único agrupa los gastos en diez rubros numerados, y cada uno cierra con su total y su porcentaje sobre el total de gastos:

1. Remuneraciones al personal y cargas sociales
2. Servicios públicos
3. Abonos de servicios
4. Mantenimiento de partes comunes
5. Trabajos de reparaciones en unidades
6. Gastos bancarios
7. Gastos de limpieza
8. Gastos de administración
9. Pagos del período por seguros
10. Otros

Cada gasto ocupa una línea con el detalle: el proveedor, qué hizo y, si se paga en cuotas, cuál es (por ejemplo, cuota 3 de 10). Qué mirar: el porcentaje de cada rubro contra el mes anterior. Si mantenimiento pasó del 8 % al 25 %, tiene que haber una obra o una reparación que lo explique. Si un rubro salta y nada lo explica, preguntá.

3. El estado financiero

Es la caja del consorcio: saldo anterior, ingresos (expensas cobradas en término, deudas cobradas, intereses), egresos (gastos del mes y gastos particulares) y saldo al cierre. Al lado va el resumen de movimientos bancarios y el estado patrimonial, con lo que se debe y lo que falta cobrar. Qué mirar: que la cuenta cierre. Saldo anterior, más ingresos, menos egresos, tiene que dar el saldo al cierre. Si no da, hay algo para preguntar.

4. El prorrateo por unidad

Es la parte que más mira cada propietario. El total a repartir se divide según el porcentual de cada unidad, el que fija el reglamento de propiedad horizontal. Ahí cada unidad ve su saldo anterior, sus pagos, lo que le toca este mes y lo que debe. Qué mirar: que tu porcentual sea el del reglamento, que tu último pago esté acreditado y que se distinga qué parte es ordinaria y qué parte es extraordinaria. Si no tenés clara la diferencia, está explicada en expensas ordinarias y extraordinarias.

5. Deudores, juicios y fondo de reserva

En el estado de cuentas se ve qué unidades deben. Si hay juicios por cobro de expensas u otros en los que el consorcio sea parte, van con juzgado, expediente, objeto, estado y capital reclamado. Si el edificio tiene fondo de reserva, mirá cuánto hay y si se usó este mes. Qué mirar: que la deuda total tenga sentido con lo que se dejó de cobrar, y que cualquier movimiento del fondo tenga su explicación.

6. Los comprobantes: el QR

Desde 2024, con la Disposición 1146/DGDYPC/2024, la liquidación tiene que traer dos cosas. Primero, un código QR o un link que lleve a la documentación del período: las facturas y los comprobantes, que el administrador tiene que subir dentro de los 15 días corridos desde el cierre. Segundo, aparte y a la vista, el link al portal Aportes en línea de AFIP, donde cualquiera puede consultar, sin clave fiscal y con el CUIL del empleado, si se pagaron los aportes del personal. Qué mirar: que el QR abra y lleve a los comprobantes de este mes, no a una carpeta vacía ni a la del mes pasado.

Tres señales de alerta

1. Un gasto sin comprobante. Si está en la liquidación, su respaldo tiene que estar detrás del QR.
2. Un rubro que salta sin explicación. Un aumento grande se explica en las notas o se pregunta.
3. Un saldo que no cierra. Si las cuentas del estado financiero no dan, no es un detalle.

Si sos administrador

Armar una liquidación que pase este checklist todos los meses lleva tiempo: cargar cada gasto en su rubro, conciliar el banco, cerrar el estado financiero, prorratear y subir los comprobantes al QR. Para eso estamos haciendo un software de administración de consorcios que arma la liquidación en el formato del Modelo Único, con los comprobantes ya vinculados.